Como ter uma reunião remota mais produtiva?
Categoria: Trabalho remoto Data: 11/12/2020
É inegável que os trabalhos remotos se tornem cada vez mais comuns. E com isso, é natural que ter uma reunião remota produtiva seja um apenas um dos diversos desafios do profissional remoto. Sendo assim, no post de hoje abordaremos alguns hacks que podem te ajudar nessa questão.
Preste atenção aos drenos de atenção
Em primeiro lugar, falaremos sobre o tipo mais comum de dificuldade nas reuniões remotas: a falta de foco no que importa! Afinal, você já deve ter feito uma reunião remota com cachorros latindo, barulhos de carro, etc. – Comigo, inclusive, em uma reunião com um dos nossos clientes tivemos a presença do louro Loruel!Embora não seja possível eliminar todos os drenos, você pode tomar algumas medidas para reduzi-los. Deste modo, seguem algumas dicas:
Desligue as notificações: Antes de iniciar a reunião procure fechar janelas e aplicativos que enviem notificações sonoras.
Barulhos externos: Busque um local isolado e informe as pessoas da sua casa que estará em reunião. Isto não apenas o ajudará com os barulhos, como também com interrupções indesejadas.
Apenas 1 ou 2 microfones aberto: Mesmo com os devidos cuidados, ainda podem existir pequenos ruídos do microfone que sozinho não atrapalha, mas em conjunto cria um verdadeiro caos na chamada de vídeo. Por isso, combine com seu time que todos devem deixar o microfone desligado enquanto alguém fala.
Tenha um objetivo claro
A produtividade das reuniões remotas é um assunto amplamente discutido. É verdade também que essa discussão se estende para as reuniões presenciais. Portanto, é justo dizer que um dos principais problemas é a falta de entendimento do propósito da conversa.O primeiro passo aqui é definir qual o objetivo da reunião. Seja ela informativa, um check in semanal ou até mesmo reuniões para tomada decisão, o importante é que todos saibam o porque estão ali. Dessa maneira, antes de qualquer reunião defina seu objetivo e comunique a todos os participantes.
Marque a reunião remota 10 minutos antes
Imagine que as pessoas terão que colocar os fones, se posicionarem e que algumas podem ter dificuldade na conexão. Junte isso a “quebrar o gelo” inicial e voilá! Mais uma reunião atrasada!Bom, nossa sugestão aqui é sempre agendar a reunião com 10 a 15 minutos de antecedência. Deste modo, você garante que todos entrem na sala e aproveitem alguns minutos para conversar sobre outros assuntos.
Faça um check out rápido antes de finalizar a reunião
Mais importante do que a própria reunião é a clareza com que cada participante sai dela. Dessa forma, separe ao final da reunião remota ao menos 10 minutos para um rápido check out. Aproveite esse tempo para resumir o que foi discutido e esclarecer dúvidas.
Dicas de ferramentas para usar nas reuniões remotas
Hoje o que não falta são ferramentas para o trabalho em colaboração. Sendo assim, separamos algumas ferramentas que podem te ajudar nas reuniões remotas:
Microsoft Teams: Um hub remoto com reuniões online, chat e armazenamento em nuvem. Um excelente aliado para empresas que buscam o trabalho remoto.
Google meet: App do Google que possibilita agendar e criar reuniões online.
Miro: Um freemium de respeito! Compartilhe um quadro branco onde todos podem visualizar e editar em tempo real. Excelente para alinhamentos e brainstorm
Cuckoo: app online de controle de blocos de tempo para times. Excelente para controlar o tempo de geral da reunião, bem como os blocos individuais.
