Serviços de TI para escritório jurídico: 4 dicas

Possuímos em nosso dia a dia diversas responsabilidades. Em alguns casos são tantas que se torna muito desafiador não deixar que nada passe pelos nossos olhos. Para a nossa felicidade, existe a tecnologia para auxiliar nas mais diversas tarefas em nosso cotidiano. Contudo, como um serviço de TI pode auxiliar escritórios jurídicos a aumentarem a sua produtividade e, consequentemente, seus lucros?

Em suma, a responsabilidade de um advogado se passa por diversas atividades. Dentre elas, elaborar peças processuais, contratos, participar de reuniões, negociações, peticionar e ainda ter um tempinho para não deixar nenhum e-mail para trás! Ufa!

Não bastasse todas essas responsabilidades, você ainda se depara com problemas de TI comuns em seu dia a dia.

Bom, para ajuda-lo, escrevemos esse post com 4 dicas que podem fazer a diferença no seu escritório de direito.

Serviços de TI para escritório jurídico #1 – Parar de gastar tempo com tarefas repetitivas

Em primeiro lugar, é necessário ressaltar que tempo é um recurso muito escasso e infelizmente não retornável. Dessa maneira, é justo afirmar que é de suma importância gastarmos tempo com o que realmente faz a diferença.

Os escritórios de Advocacia, em sua maioria, direcionam as tarefas repetitivas à secretárias e estagiários. É uma estratégia eficiente? De certo modo, sim!

Entretanto, o que poderia ser mais importante para uma secretária do que cuidar da melhor maneira do seu cliente? Ou o que poderia ser mais importante para o seu estagiário do que aprender coisas novas todos os dias, e assim seu escritório ter uma fonte inesgotável de novos talentos? – Apenas uma pequena reflexão.

Portanto, o ideal é identificar as tarefas repetitivas e automatiza-las. E, dessa forma, permitir que as pessoas de seu escritório foquem em atividades realmente relevantes. Neste ponto é muito importante contar com o apoio de uma empresa especializada em serviços de TI para advogados. Pois será necessária a capacidade técnica para configurar as ferramentas certas.

Se você deseja automatizar tarefas simples, como por exemplo o envio de e-mail de estagiários para seus líderes, informando a conclusão um documento, nossa dica é usar o Microsoft Automate. Com essa ferramenta, você vai poder criar fluxos de trabalho para toda a sua empresa.

Entretanto, se você deseja uma solução dedicada do ramo jurídico, de certo a melhor solução é contar com um software gestor de processos. Algumas das opções são o Astrea e o LegalOne. Em suma, esses sistemas ajudam na organização dos processos, clientes, automatizam tarefas, etc

Serviços de TI para escritório jurídico #2 – Ter o controle sobre o que acontece no escritório

O que todos os grandes gestores possuem em comum? Eles gerenciam nos detalhes! Bom, apesar de ir contra ao que estamos acostumados a ouvir sobre gestão, não se trata de micro gerenciar. Dessa forma, é essencial priorizar as tarefas, delegar responsabilidades e manter apenas o que importa sobre seu controle.

Neste caso, é natural você melhorar sua gestão de tarefas e o trabalho colaborativo. Contratar uma ferramenta, neste caso, permite que os seus gestores e advogados enxerguem as atividades do escritório e ainda facilita a delegação de tarefas para os estagiários.

Caso você enxergue essa necessidade de melhor distribuição de responsabilidades, gestão de tarefas e acompanhamento do que é feito e por quem é feito, sugerimos uma dessas duas ferramentas.

Trello: É uma ferramenta de gestão de tarefas bem completa e bem flexível. Apesar de ser um aplicativo pensado para utilização geral, sendo bem configurado, se torna um poderoso aliado no dia a dia de um escritório de Advocacia. Monday: É um sistema de gestão de projetos completo e flexível. O mais legal é que você pode configurar para diversas áreas. Inclusive, criando relações internas para cada processo ou projeto.

Por fim, contar com uma empresa de serviços de TI pode ajudar você na busca por ferramentas.

TI para escritório jurídico #3 – Garantir a segurança e confidencialidade das informações

Sabemos, sobretudo, que os escritórios de Advocacia lidam com diversas informações sigilosas. Além disso, muitos dos processos devem ser digitalizados e armazenados de forma segura e confiável. Provavelmente, essa seja a preocupação comum que todos os escritórios possuem. Contudo, o que ressaltamos aqui é a necessidade do seu escritório possuir uma política sólida de TI. Em suma, equilibrar a segurança com a autonomia dos seus colaboradores. Sendo assim, o ideal é você solicitar a seu time de TI que formule esse documento e implante os serviços de segurança em seu escritório.

Quer saber sobre os problemas mais comuns de TI em um escritório de Advocacia? Suporte de TI para Advogados: 4 Problemas comuns

TI para escritório jurídico #4 – Planejar o investimento em tecnologia

Por fim, é necessário investimento para implantar as soluções citadas. Portanto, é imprescindível que você defina um orçamento para a TI do seu escritório.

Defina um orçamento limitado para o setor de TI e deixe que o responsável por essa área encontre um meio de se manter dentro desse orçamento

“Estabeleça orçamentos “arbitrários” e não negociáveis afim de primeiro reduzir custos, depois fazer perguntas.” (Bob Fifer)

• Foque na melhoria continua da TI da sua empresa.
• Se ficar na dúvida pense: “Meus clientes ganham algo com isso?”
• E abuse dos apps gratuitas! A internet está lotada delas

Alguns apps freemium:

• Slack – App de Chat para empresas – Saiba Mais
• Trello – App de gestão de tarefas – Saiba Mais
• Teams – Crie reuniões online e converse com clientes – Saiba Mais
• Meet – Aplicativo similar ao Skype só que do Google – Saiba Mais
• Google Drive – Compartilhe até 5GB gratuitamente – Saiba Mais
• Onedrive – Compartilhe até 5GB gratuitamente – Saiba Mais